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Dstl Perfectionner ses compétences en rédaction de rapports techniques

Les rédacteurs partent souvent du principe que le lecteur a les compétences techniques suffisantes pour comprendre les rapports qu’ils rédigent. Ils oublient ainsi d’adapter le contenu et le style aux connaissances réelles du lecteur.

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La formation comprenait toute une série de concepts et de conseils faciles à appréhender et à intégrer dans mon style rédactionnel.

Rebecca Fox, Cross Capability Analyst, Dstl

CONTENU

Ayant identifié ce décalage, le DSTL décide de proposer à ses salariés des formations spécialisées en techniques de rédaction. Ces formations doivent apporter aux participants les techniques, les outils et les compétences pour rédiger des rapports techniques structurés pour une lecture claire, simple mais efficace.

A l’issue d’un appel d’offres, le Leadership Capability Lead du DSTL a demandé à Communicaid de concevoir et de mettre en oeuvre des programmes de formation ayant pour objectif de développer les compétences rédactionnelles des équipes techniques pour rédiger des rapports adaptés aussi bien à des lecteurs militaires que civils.

The Defence Science and Technology Laboratory

Le Defence Science and Technology Laboratory (DSTL) est une agence rattachée au ministère de la Défense britannique qui emploie près de 3000 spécialistes. Son rôle est d’optimiser les avancées scientifiques et technologiques en conseillant de manière impartiale le ministère de la Défense et certains organismes gouvernementaux.

Face aux changements intervenus au sein du ministère de la Défense britannique et la réduction des effectifs militaires, le DSTL a opéré un audit organisationnel en 2012. Cet audit a conduit le DSTL à créer un département spécialisé en conseil technique chargé de collaborer avec le gouvernent et tous les acteurs clé du secteur de la défense et de la recherche. L’audit réalisé en 2012 a permis de mettre à jour les défis rencontrés par les équipes techniques chargées de la clientèle et de la communication auprès d’un public plus vaste et non spécialiste.

Ob­jectifs

Principaux objectifs du programme :

  • Développer des compétences cibles pour retranscrire des informations techniques destinées à des lecteurs non spécialistes
  • Sensibiliser les participants aux besoins de leurs clients
  • Perfectionner sa technique de rédaction pour des rapports structurés, clairs et concis
  • Assurer l’impact, la diffusion et la compréhension des rapports techniques

Méthodologie

Grâce à une étroite collaboration avec le DSTL, Communicaid a clairement ciblé les enjeux, les défis et les besoins en formation. Connaître le contexte militaire et comprendre les demandes spécifiques d’une population ciblée, ses besoins et ses objectifs en termes de compétences professionnelles ont fait partie d’un processus d’évaluation bien précis.

Grâce à ce mode de fonctionnement et de réflexion, les équipes de Communicaid, responsables de la conception des programmes en techniques de communication, ont conçu un programme interactif qui répond avec précision aux besoins de l’institution et de ses équipes, alliant théorie, pratique et activités reflétant la réalité professionnelle.

Pour assurer ces formations professionnelles, Communicaid a sélectionné un intervenant spécialiste du domaine technique et scientifique possédant les connaissances, les compétences et l’expérience indispensables aux formations de haut niveau. Avant de participer au programme de formation, chaque participant a complété un questionnaire, défini ses objectifs et apporté des exemples concrets d’écrits professionnels. Cette procédure a ainsi permis à l’intervenant d’adapter le contenu du programme de formation aux besoins et objectifs des participants.

Solutions

Communicaid a conçu un programme de formation bâti en deux parties permettant un travail de groupe et un rapport d’évaluation personnalisé pour chaque participant.

Partie I : Constitution de groupes de 8 personnes maximum pour suivre un atelier d’une journée portant sur :

  • L’application d’une procédure claire permettant de rédiger des documents facilement compréhensibles : de l’analyse du lectorat à la relecture finale
  • Les techniques pratiques pour écrire de manière simple et concise
  • Un cadre pour rédiger conformément à la charte éditoriale et aux modèles de documents du DSTL
  • Les procédés pour structurer un document technique ou scientifique et des conseils pour utiliser les annexes, résumés et supports visuels

Partie II : Six semaines après la première partie, les participants ont tous eu une heure de coaching individuel par téléphone pour revoir directement avec l’intervenant les documents qu’ils avaient rédigés et s’entretenir sur tout point les concernant personnellement. Les participants ont également eu l’opportunité de mettre à jour leur programme personnel avec les éléments qu’ils avaient assimilés ainsi que leurs objectifs et les améliorations de leur technique de rédaction.

Resultats

Depuis le lancement du programme pilote en octobre 2012, plus de 70 employés du DSTL ont suivi ce programme de formation qui connaît depuis un succès grandissant. La formation est par ailleurs devenue obligatoire pour tous les nouveaux collaborateurs recrutés chaque année.

La réussite de ces formations ciblées est significative pour le DSTL. Les conseillers techniques passent beaucoup moins de temps à relire et modifier les rapports et le nombre de demandes de correction et de clarification a considérablement diminué. L’investissement consacré à cette solution de formation porte donc ses fruits et engendre pour le DSTL un gain de temps et d’argent.

Retours des participants

La formation comprenait toute une série de concepts et de conseils faciles à appréhender et à intégrer dans mon style rédactionnel. Le formateur a su rendre les supports de formation intéressants et interactifs tout en ajoutant des exemples concrets directement issus de sa propre expérience. J’ai retiré bien plus d’éléments de cette formation qu’avec un programme classique. Je recommande ce programme à tous ceux qui souhaitent améliorer leur technique en rédaction et son impact. Rebecca Fox, Cross Capability Analyst, Dstl

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