Comment rédiger des emails en anglais ? 5 étapes pour vous aider

Pascale Chauvot

1 Fév 2017

Vous vous trouvez régulièrement dans la situation de devoir écrire un email en anglais ? Si ce n’est pas votre langue maternelle, ce n’est pas toujours très évident. Quel est le ton approprié, par quelle formule de politesse commencer son email, comment conclure… ? Autant de questions que l’on se pose lorsque l’on n’est pas un anglophone de souche. Pas de panique : découvrez nos astuces et conseils pour rédiger des emails en anglais !

Rédiger des emails en anglais : la hantise des Français ?

Ce n’est plus un secret pour personne, le niveau d’anglais des Français n’est pas optimal et est même inférieur à celui de nombreux autres pays européens. Or il arrive de plus en plus souvent en milieu professionnel qu’il soit nécessaire de rédiger ou de répondre à un email en anglais.

Bien souvent, c’est la panique… On se tourne vers le membre de l’équipe qui a eu l’audace d’écrire sur son CV « Anglais courant » et on lui demande gentiment s’il ne pourrait pas jeter un œil… Bien sûr c’est une caricature, mais il n’en est pas moins vrai que la rédaction d’un email en anglais peut poser problème à bon nombre d’entre nous.

Un article paru sur le site de L’Express a identifié cinq étapes clés pour pouvoir rédiger un email en anglais :

1. Clarté et précision

Faire preuve de clarté et de précision dans la définition de l’objet : précisez s’il s’agit d’une requête, d’une simple information ou d’un rappel important sur un sujet spécifique par exemple.

2. Formule de politesse 

Bien choisir la formule de politesse : ce choix doit se faire en fonction du degré de connaissance et de proximité que vous entretenez avec votre interlocuteur.

3. Motif

Soigner son entrée en matière : autrement dit, replacez votre email dans son contexte et précisez le motif de votre message.

4. Structure

Structurer le corps de son email : il faut aller à l’essentiel et présenter une idée par paragraphe, de façon claire et structurée.

5. Conclusion

Bien conclure son message : cela vous permet d’indiquer la prochaine étape – si vous souhaitez par exemple que votre interlocuteur vous recontacte ou qu’il vous envoie tel ou tel fichier.

Rédiger un email en anglais étape par étape

Lorsque vous maîtrisez les différentes étapes de la rédaction d’un email en anglais, il peut vous être utile de vous renseigner sur les formulations possibles en lien avec chaque étape en fonction du ton que vous avez choisi d’adopter dans votre email. En voici quelques exemples :

Les salutations et autres formules d’entrée en matière

Si vous souhaitez en revanche adopter un ton plus formel, vous pouvez opter pour « Dear Jane »

Lorsque vous rédigez un email en anglais, il est important de ne pas manquer l’entrée en matière. Si vous vous adressez à une personne que vous connaissez bien et avec qui vous échangez régulièrement par exemple, un « Hi Jane » suffit amplement.

Si vous souhaitez en revanche adopter un ton plus formel, vous pouvez opter pour « Dear Jane » ou « Dear Madam ». Si vous ne connaissez pas l’identité de la personne à qui vous envoyez votre email – cela arrive plus souvent qu’on ne le pense – vous pouvez utiliser « Dear Sir or Madam ».

Formuler le sujet de votre message

Il est essentiel que votre interlocuteur comprenne le plus rapidement possible le sujet de votre email. En fonction de l’objet de votre démarche, vous pouvez formuler le sujet du message de la façon suivante :

  • Introduction générale : « I am writing in reference to / with regard to / on behalf of »
  • Pour demander un renseignement : « I would like to enquire about / our reason for contacting you is the following »
  • Pour délivrer une information : « I am writing to let you know that / to inform you that »

Les remerciements

Il ne faut pas hésiter à remercier vos interlocuteurs anglophones pour les motifs suivants par exemple « Thank you for contacting our company »

Il existe de multiples motifs de remerciements et c’est heureux car l’expression de la gratitude est également perçue en anglais comme une marque de politesse.

C’est pourquoi il ne faut pas hésiter à remercier vos interlocuteurs anglophones pour les motifs suivants par exemple :

  • « Thank you for contacting our company »
  • « Thank you for your prompt reply »
  • « Thank you for your consideration regarding… »
  • « Thank you for your time ».

Formuler une requête

« I would appreciate if you could… »

La requête est parfois la partie la plus difficile à formuler car elle demande un certain tact. Voici quelques expressions courantes :

  • « I would be grateful if you could… »
  • « Could you please… ? »
  • « I would like to ask you for a favour… »
  • « I would appreciate if you could… »

Conclure avec la bonne formule de politesse

Conclure votre email en anglais sans fausse note dépend encore une fois du contexte et du degré de proximité qui existe entre vous et votre interlocuteur.

Si vous répondez à un email, adoptez le même ton que celui de votre interlocuteur

Les formules les plus couramment utilisées sont

  • « Best / Kind regards »
  • « I am looking forward to hearing from you »
  • « Please feel free to contact me »
  • De manière moins formelle : « Speak to you soon »

Dernière astuce afin de vous aider à adopter le ton juste lors de la rédaction de vos emails en anglais : si vous répondez à un email, adoptez le même ton que celui de votre interlocuteur. Si au contraire vous initiez la prise de contact, adoptez un ton relativement formel et neutre puis avisez en fonction de la réponse reçue.

Et maintenant que vous maîtrisez l’anglais par email, vous pouvez travailler votre anglais à l’oral !

Les formules les plus couramment utilisées sont « Best / Kind regards »

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