Communicaid a rejoint le groupe Learnlight !  |  En savoir plus

Petit guide pratique pour rédiger des emails professionnels en 10 étapes

Hynd Habach

10 Mai 2017

Il n’est pas rare en milieu professionnel de recevoir des emails qui n’atteignent pas leur objectif, et ce à tous les niveaux de l’entreprise. Les causes de tels échecs peuvent être multiples et aller de l’email trop long ou plein de fautes d’orthographe à l’email confus ou mal construit donnant lieu à un malentendu. Découvrez dans cet article des astuces et conseils pour rédiger des emails professionnels en 10 étapes clés.

En amont de la rédaction de vos emails professionnels

1. Se poser les bonnes questions

Selon un dossier paru sur le site du Journal du Net, il est essentiel, avant de se lancer dans la rédaction d’un email professionnel important, de se poser les questions suivantes :

  • Mon message peut-il être ambigu ou mal interprété ?
  • Quel est son degré d’urgence ?
  • Qui sont mes interlocuteurs ?
  • Comment dois-je m’adresser à eux ?
  • Ai-je besoin d’obtenir une réponse ? Si oui, à quelles questions précises ?

2. Préciser les objectifs et messages clés de l’email

Ces questions étant posées, il vaut mieux prendre le temps d’y répondre car cela permet de mieux cerner les objectifs relatifs à l’email ainsi que les messages clés que l’on souhaite faire passer.

L’objet d’un email est le premier élément que lira le destinataire

Il est essentiel de bien les identifier : on s’aperçoit que bien souvent, le ou les messages importants sont relégués au second plan au profit de « small talk » ou d’informations pourtant non prioritaires.

La rédaction d’un email professionnel étape par étape

3. Définir un objet clair et intuitif

L’objet d’un email est le premier élément que lira le destinataire – c’est pourquoi il est déterminant car c’est bien souvent en fonction de cet objet que l’email sera ou ne sera pas lu.

Il faut donc veiller à ce qu’il soit :

  • Court : il vaut mieux ne pas dépasser une dizaine de mots
  • Explicite : il est préférable d’aller droit au but

Il doit être lié à l’objectif de l’email, à savoir informer, inviter, solliciter ou faire réagir par exemple. Selon un article paru sur le site bien-ecrire.fr, l’objet d’un email professionnel doit être une phrase nominale, sans article ni mots de liaison et comprenant sept mots maximum.

 L’objet d’un email professionnel doit être une phrase nominale, sans article ni mots de liaison et comprenant sept mots maximum

4. Bien commencer un email professionnel 

La formule d’appel d’un email dépend principalement du destinataire et de la relation entretenue avec lui, mais également du contexte d’envoi. Par exemple, si l’on connait la personne à qui l’on écrit et que l’on entretient une relation de confiance avec elle, mais que l’email s’adresse également à un supérieur hiérarchique, mieux vaut privilégier un ton plus formel.

Le corps de l’email doit être clairement structuré, sur le modèle de la pyramide inversée

Assurez-vous également que la première phrase de vos emails professionnels expose clairement le but de cette prise de contact.

5. Structurer le corps de l’email

Le corps de l’email doit être clairement structuré, sur le modèle de la pyramide inversée. C’est-à-dire qu’il est conseillé de le commencer en donnant l’information principale puis en présentant les autres éléments par ordre décroissant d’importance.

Privilégiez les phrases courtes et claires, n’hésitez pas à insérer des mots de liaison et évitez les termes trop complexes

Il est également recommandé de former un paragraphe par idée clé et de ne pas excéder quatre paragraphes. Privilégiez les phrases courtes et claires, n’hésitez pas à insérer des mots de liaison et évitez les termes trop complexes. Cela est d’ailleurs valable en français comme dans d’autres langues comme l’anglais par exemple.

6. Bien conclure un email professionnel

Il est recommandé de conclure un email professionnel par une formule de politesse dont le degré de formalité est en adéquation avec la formule d’appel et le ton général de l’email.

Les formules de courtoisie les plus répandues sont :

  • « Cordialement »
  • « Bien à vous »
  • « En vous souhaitant une belle journée »

Enfin les emails professionnels doivent être conclus par une signature, qui comprend les éléments permettant au destinataire d’identifier et de recontacter l’émetteur de l’email.

Quelques astuces rédactionnelles

7. Relire ou faire relire ses emails importants

Une fois que l’email est rédigé, il ne faut pas hésiter à le relire ou à le faire relire – en particulier s’il s’agit d’un email important – afin d’en éliminer toutes les éventuelles coquilles. Il serait en effet regrettable que le destinataire se focalise sur la forme et finisse par en oublier le fond.

Les formules de courtoisie les plus répandues sont « Cordialement », « Bien à vous » ou encore « En vous souhaitant une belle journée »

8. Faire attention au ton de vos emails professionnels

Il est relativement difficile d’estimer le ton employé dans un email. Il est recommandé d’éviter certains éléments rédactionnels pouvant prêter à confusion tels que le fait d’écrire en majuscules (pouvant être interprété comme agressif) ou le fait d’utiliser sans modération les points d’exclamation, de suspension et d’interrogation.

9. Aller à l’essentiel

S’il n’y avait qu’un seul conseil à retenir, ce serait surement de toujours aller à l’essentiel. Cela se traduit en termes rédactionnels par des phrases courtes, des mots simples et non ambivalents, l’utilisation de mots de liaisons et la mise en avant (par la ponctuation ou la construction de la phrase) des messages clés.

S’il n’y avait qu’un seul conseil à retenir, ce serait surement de toujours aller à l’essentiel

10. Rester courtois en toutes circonstances

Enfin, il est important de conserver un ton courtois en toutes circonstances, en particulier lors de la résolution d’un conflit ou d’un malentendu par exemple.

Cela s’exprime à travers des formules de politesse, un ton et un vocabulaire adaptés. Il est utile de savoir cependant que lorsqu’une situation s’envenime ou devient trop complexe, il est souvent recommandé de poursuivre l’échange au téléphone ou en face-à-face.

Contactez-nous par Chat

Demander à être rappelé