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Comment baisser le coût des formations sans renoncer à la qualité ?

Pascale Chauvot

6 Nov 2017

Les Directions des Ressources Humaines se retrouvent aujourd’hui confrontées à des budgets formation de plus en plus restreints et face à la nécessité d’assurer une gestion de la formation des collaborateurs plus centrée sur le retour sur investissement. Quels sont les dispositifs qui peuvent les aider à baisser le coût des formations sans renoncer à la qualité ? Les réponses dans cet article !

Coût des formations : de nouveaux enjeux pour les DRH

Il se pose toujours la question suivante lorsque l’on aborde le sujet de la formation des collaborateurs : coût ou investissement ?

Il se pose toujours la question suivante lorsque l’on aborde le sujet de la formation des collaborateurs : coût ou investissement ? Pourquoi cette question ? Parce que la formation représente en effet des coûts non négligeables dans un contexte de restriction des budgets liés à la formation et d’obsession pour le retour sur investissement.

Des enjeux que les Directions des Ressources Humaines connaissent sur le bout des doigts, dans la mesure où elles se doivent quotidiennement de décider quelles actions de formation mettre en place, pour quel retour sur investissement et comment les financer.

Dès lors, elles s’attachent à :

  • Mesurer de manière fiable les écarts de compétences entre le portefeuille de compétences du collaborateur et les compétences requises pour le poste
  • Actualiser en permanence le portefeuille de compétences des collaborateurs
  • Optimiser les plans de formation
  • Gérer l’ensemble de la logistique de formation
  • Evaluer les acquis de la formation

Le rapport qualité/coût

Les Directions des Ressources Humaines sont donc à la recherche de dispositifs de formation plus économiques, sans pour autant renoncer à la qualité desdites formations. Car si ces dernières peuvent s’avérer coûteuses, elles n’en représentent pas moins de grands avantages pour les organisations :

  • Des collaborateurs plus efficaces et compétents
  • Des savoir-faire actualisés
  • Des collaborateurs plus motivés
  • Des processus plus efficaces

Nouvelles formes d’apprentissage : la grande variété des formules de formation

Les formations en face-à-face, si elles sont réputées plus efficaces, représentent cependant un coût important pour les entreprises

Parallèlement à ce phénomène, on constate l’émergence de nouvelles formes d’apprentissage plus économiques pour les entreprises, qui permettent néanmoins de conserver une haute qualité de formation.

Les formations en face-à-face, si elles sont réputées plus efficaces, représentent cependant un coût important pour les entreprises :

  • déplacements
  • location des espaces
  • matériel
  • manque de flexibilité (notamment en cas d’imprévu)

Sans compter que pendant tout le temps de la formation et des déplacements, le collaborateur ne travaille pas au sein de l’entreprise.

C’est pourquoi certaines entreprises privilégient d’autres formes d’apprentissage – sans nécessairement renoncer complètement à la formation en face-à-face :

  • E-learning

L’e-learning permet la mise au point de formations standardisées s’adressant à une population plus large, avec lesquelles les jeunes collaborateurs sont d’ores et déjà familiarisés et représentant un moindre coût pour l’entreprise.

Il est aisé pour les responsables de la formation de tester les plateformes afin de s’assurer de la qualité des formations délivrées et de pouvoir identifier de manière durable s’il s’agit d’une solution fiable.

Certaines entreprises privilégient d’autres formes d’apprentissage – sans nécessairement renoncer complètement à la formation en face-à-fac

  • Formations individuelles

Les formations individuelles en présentiel sont extrêmement coûteuses ; cependant il est désormais possible de les réaliser à distance au téléphone ou en visioconférence, ce qui réduit les coûts de déplacement et de logistique sans altérer a priori la qualité de la formation.

Cette formule est également plus flexible en cas d’imprévus et mobilise moins le collaborateur sur son temps de travail.

  • Formations collectives

Les formations collectives peuvent également être mises en place à distance au sein de classes virtuelles, permettant ainsi à des collaborateurs travaillant partout dans le monde d’apprendre ensemble autour de thématiques et d’objectifs communs par exemple.

  • Accompagnement personnalisé 

Les collaborateurs peuvent également bénéficier d’un accompagnement personnalisé grâce à la mise en place de points réguliers avec un formateur dédié fixant des objectifs intermédiaires réguliers et suivant de près la progression de l’employé.

Ce dispositif permet notamment au collaborateur de ne pas perdre sa motivation sur le long terme, phénomène qui peut parfois arriver avec le e-learning.

  • Format Blended

Il est de plus en plus prisé de favoriser des formations Blended, autrement dit qui mêlent ces différentes formules d’apprentissage afin de fournir au collaborateur la meilleure formation possible au meilleur coût.

Ainsi, le salarié peut bénéficier simultanément de formations collectives et individuelles, en présentiel ou en virtuel, et retrouver l’intégralité de ses cours et de ses évaluations sur une plateforme en ligne dédiée.

CPF : un dispositif économique pour des formations de qualité

Lorsqu’un ou plusieurs salariés expriment la volonté de monter en compétences et de suivre une formation, il n’est pas inutile de s’intéresser au Compte Personnel de Formation (CPF).

Ce dispositif, qui a remplacé le DIF (Droit Individuel à la Formation) en janvier 2015, permet à chaque salarié de cumuler des heures de formation sur son espace dédié, heures pouvant être mobilisées dès que ce dernier en prend l’initiative.

Les Directions des Ressources Humaines peuvent jouer un rôle primordial dans la sensibilisation des salariés à l’utilisation de leur CPF

Le financement de la formation s’effectue dans le cadre du CPF par l’intermédiaire de l’OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) dès lors que l’entreprise autorise le salarié à effectuer sa formation sur son temps de travail et que le dossier et le programme de formation sont validés par l’OPCA.

Les Directions des Ressources Humaines peuvent jouer un rôle primordial dans la sensibilisation des salariés à l’utilisation de leur CPF.

Cependant il est important de souligner qui si les entreprises souhaitent baisser le coût de la formation en privilégiant les nouvelles formes d’apprentissage évoquées précédemment, il sera nécessaire de sensibiliser les salariés à ces nouveaux formats de formation.

Les Responsables des Ressources Humaines ont donc la possibilité de communiquer en interne tant sur le Compte Personnel de Formation que sur la variété des formules de formation accessibles.

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